پيرو بخشنامه 1403/164221 _ 1403/9/3 موضوع شيوه نامه 1403/161669 _ 1403/8/29 داده آمايي اسكن دفاتر سنتي موجود در دفاتر اسناد رسمي، بدين وسيله تصوير «شيوه نامه اصلاحي داده آمايي دفاتر اسكن شده دفترخانه اسناد رسمي» شماره 1405/71407 مورخ 1405/05/05 كه به تاييد رياست عالي و معزز سازمان رسيده است ارسال، مقتضي است بنابه تكاليف مقرر در تبصره ماده 35 آيين نامه قانون دفاتر اسناد رسمي و فراهم آوردن امكان ارائه خدمات تمام الكترونيكي در دفاتر اسناد رسمي، داده آمايي اسناد تنظيم شده در دفتر اسناد رسمي بشرح مندرج در شيوه نامه اصلاحي اقدام گردد. متن به شرح ذيل است: پيرو شيوه نامه شماره ۱۴۰۳/۱۶1۶۹ مورخ ۱۴۰۳/۸/۲۹ در اجراي تبصره ماده ۳۵ آيين نامه قانون دفاتر اسناد رسمي و فراهم آوردن امكان ارائه خدمات تمام الكترونيكي در دفاتر اسناد رسمي، داده آمايي اسناد تنظيم شده در دفتر اسناد رسمي بشرح زير اقدام خواهد شد. ماده ۱) تعاريف و اختصارات: الف - سازمان : سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ب - آيين نامه : آيين نامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحي آن. ج - سامانه : سامانه ثبت الكترونيك اسناد د - دفتر : دفتر اسناد رسمي كه به موجب ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران سال ۱۳۵۴ تشكيل مي شود. هـ - سردفتر : شخصي است كه با رعايت مقررات از طرف رئيس قوه قضائيه براي اداره امور دفترخانه منصوب مي شود. ماده ۲) سردفتر مكلف است اقلام اطلاعاتي مشخص شده براي هر نوع سند را با تطبيق مندرجات اسكن دفتر سردفتر در سامانه داده آمايي وارد نمايد. ماده ۳) كليه اسناد تنظيمي قبل از تاريخ ۹۲/۶/۲۶ بايستي داده آمايي شوند. عناوين اصلي عبارتند از : ۱ - قطعي غير منقول ۲ - قطعي منقول ۳ - رهني ۴ - اجاره ۵ - وصيت نامه ۶ - تقسيم نامه ۷ - هبه ۸ - وديعه ۹ - مشاركت مدني ۱۰ - وقف ۱۱ - قرارداد پيش فروش ۱۲ - حق انتفاع ۱۳ - انواع صلح (اعم از انتقال پلاك ثبتي، سرقفلي، حق كسب و پيشه و تجارت و...) ۱۴ - انواع وكالت (اعم از كلي با موضوع خاص، تعويض پلاك خودرو، تفويض وكالت). تبصره - چنانچه سندي در گزينه هاي موجود در سامانه پيش بيني نشده، از سرفصل (ساير اسناد) استفاده گردد. ماده ۴ - داده آمايي اسناد به شرح زير است : الف - در تمام اسناد، نام و نام خانوادگي - شماره ملي - اصحاب سند و اشخاص ثالث كه سند را امضا نموده اند وارد گردد. در صورتي كه شماره ملي موجود نباشد، نام پدر و شماره شناسنامه وارد گردد. ب - اسنادي كه در خصوص ملك باشد پلاك ثبتي (فرعي / اصلي / بخش) و اسنادي كه خودرو باشد (نوع - مدل / پلاك خودرو) وارد گردد. تبصره - چنانچه هر يك از اقلام مورد نياز در بند الف و ب در متن سند موجود نباشد، ورود اطلاعات آن گزينه الزامي نيست. ماده ۵ - بعد از ورود اقلام اطلاعاتي مورد نظر، سردفتر اسناد رسمي صحت داده آمايي را به صورت موردي يا كلي از طريق امضاي الكترونيكي خود تصديق نمايد. تبصره - نظر به اينكه بعد از تاييد سردفتر امكان ويرايش و اصلاح اطلاعات وجود نخواهد داشت. در صورت نياز سردفتر فقط يك مرتبه مي تواند اصلاحات مورد نياز را اعمال نمايند، چنانچه مجدد نياز به اصلاح باشد پس از كسب مجوز از معاونت امور اسناد اداره كل ثبت استان مربوطه ميسر است. اصلاحي اول و دفعات بعدي فقط به عنوان اطلاعات اصلاحي همزمان با اطلاعات اوليه نمايش داده مي شود و تمام اطلاعات وارد شده در هيچ مرحله اي قابل حذف، ويرايش و غيره نمي باشد. ماده ۶ - اولويت بندي داده آمايي اسناد تنظيم شده در دفاتر اسناد رسمي بر اساس تعداد اسناد تنظيم شده به شرح ذيل است : مرحله اول - اسناد تنظيم شده از تاريخ ۱۳۹۲/۶/۲۶ الي ۱۳۸۰/۱/۱ به مدت ۱۵ ماه از تاريخ امكان بهره برداري از سامانه داده آماري و ابلاغ سازمان مرحله دوم - اسناد تنظيم شده از تاريخ ۱۳۷۹/۱۲/۳۰ الي ۱۳۶۰/۱/۱ يك سال بعد از اتمام مدت مرحله اول مرحله سوم - اسناد تنظيم شده از تاريخ ۱۳۵۹/۱۲/۳۰ الي ۱۳۴۰/۱/۱ يك سال بعد از اتمام مدت مرحله دوم مرحله چهارم - اسناد تنظيم شده از تاريخ ۱۳۳۹/۱۲/۳۰ به قبل يك سال بعد از اتمام مدت مرحله سوم ماده ۷ - اين شيوه نامه در ۷ ماده و ۳ تبصره تنظيم و به تصويب رسيد. حسن بابائی